Combinar correspondencia a partir dun ficheiro csv

En moitas ocasións un titor desexa enviar unha carta estándar personalizada aos pais, ou aos seus alumnos para informarlles dalgún evento ou para citalos a unha reunión de titoría. Este procedemento pódese facer de varios xeitos. Vexamos un deles:

O primeiro que debemos de obter é o informe predefinido AL956- Datos xerais do alumno en formato folla de cálculo

Clic en Obter informe e seguidamente Ir ao Buzón

Descargamos o informe:

Abrimos o seguinte informe ficticio con datos inventados, con certo parecido ao modelo oficial:

getal956_datosxeraisexcel.csv

 

Imaxinemos que o Titor quere enviarlle unha carta a cada un dos alumnos de 4º ESO cunha postal de nadal. Variamos paso a paso:

1. Co ficheiro anterior, crear unha táboa dinámica na que filtre só o Nome, Apelidos e enderezo de cada un dos rapaces. Clic en Inserir > Táboa dinámica

2. Aceptamos a opción de selección actual

3. Ao cadro de Campos de páxina, arrastramos o elemento CURSO. Serviranos como botón para filtrar só os alumnos de 4ºESO

4. E en Campos de fila dispoñemos a información que desexamos filtrar: NOME, APELIDO1, APELIDO2 e ENDEREZO

5. Ao premer en aceptar o Calc xera unha folla nova

6. Na folla nova e no despregable CURSO, filtramos o 4º CURSO

E na xanela, desmarcamos os demais cursos

 7. E os datos filtrados quedan do seguinte xeito:

8. Seleccionamos eses rexistros e COPIÁMOLOS un novo documento, que gardamos co nome de Enderezos

Quedando así no novo documento:

9. Dirixímonos agora ao Writer e creamos un documento novo. En Formato > Páxina, escollemos un tamaño de Sobre con orientación horizontal.

10. Abrimos o Asistente da combinación de correspondencia

11. No PASO 1, deixamos as opcións por defecto. Clic en seguinte.

12. No PASO 2. Tamén mantemos as opcións por defecto, con tipo de documento carta.

13. No PASO 3

A. Seleccionamos o ficheiros Enderezos.ods que creamos no punto nº8 premendo en "Seleccionar lista de enderezos..."

B. Quitamos o selector de "Este documento debe de conter un bloque de enderezos"

 

E clic en Seguinte

14. No PASO 4, quitamos tamén o selector a "Este documento debería conter un saúdo"

15. Clic en Rematar.

 

16. Clic en Ver > Fontes de datos

Aparece unha nova fiestra enriba. Clic na folla de cálculo á que queiramos acceder, neste exemplo "enderezos"

E seguidamente, clic en Táboas

E dentro de táboas, entramos na folla na que teñamos os datos. Neste caso na Folla 1

 

Arrastramos os cabeceiros das diferentes columnas ao documento. Considero interesante inserir previamente un marco, pero non é obrigatorio.

De feito, desde Ver > Fonte de datos podemos engadir unha ou varios ficheiros de datos, sen necesidade de ir ao Asistente de combinar correspondencia. Pero para isto, debemos de abrir ao software LibreOffice Base e creamos unha nova base de datos, escollendo a folla de cálculo en "Conectarse a unha base de datos existente". Gardaresmos esta base de datos en enderezos.odb, que será a fonte de datos coa conectaremos desde Writer.

16. Podemos mover o marco a onde desexemos, darlle máis ou menos ancho, etc Podemos deixalo co seguinte aspecto, por exemplo:

17. Premendo en F11, asignámoslle estilos ao texto que está dentro do marco. Por exemplo escollendo un tipo de fonte cun tamaño 14

 

18. Para xerar un novo documento con tantos sobres como direccións dispoñemos, prememos en Editar documentos individuais

E queda algo así: